Una delle novità più citate del Regolamento Macchine riguarda la DISTRIBUZIONE del manuale di istruzioni e della dichiarazione di conformità.
Ovvero, il Regolamento Macchine non impone di realizzare manuale e dichiarazione in un determinato formato, ma di rendere questi documenti gratuitamente disponibili online, scaricabili e stampabili per 10 anni dalla vendita dell’ultima macchina simile a quella acquistata dal cliente.
Dal punto di vista del Regolamento Macchine è quindi corretto fornire il PDF dei documenti che il produttore attualmente stampa.
- Lo spirito del Regolamento Macchine è infatti quello di garantire al cliente di:
- Accedere al manuale di istruzioni (del prodotto fisico o del software) e dichiarazione di conformità in modalità self-service e gratuita per tutta la vita media della macchina
- Salvare i documenti sul proprio dispositivo
- Stampare i documenti per poterne usufruire in qualsiasi condizione.
- Per il produttore, ottemperare a questo requisito del Regolamento Macchine significa:
- Realizzare e manutenere un’applicazione web che permette all’utente di accedere al documento desiderato e di scaricarlo
- “Indicare sulla macchina o sul prodotto correlato, oppure, ove ciò non sia possibile, sull’imballaggio o in un documento di accompagnamento, le modalità di accesso alle istruzioni in formato digitale” (articolo 10 comma 7).
Il Regolamento Macchine non impone di indicare l’URL che permette di scaricare il manuale o la dichiarazione, ma – più semplicemente – di indicare al cliente come accedere all’applicazione che gli permette di svolgere le attività previste.
L’URL potrebbe essere quindi quello del singolo documento; della landing page verticale in cui selezionare il documento desiderato; dell’area (pubblica o riservata) da usare come punto di partenza per la ricerca del documento desiderato; della home page del sito contenente informazioni su come procedere.
A prescindere dalla maggiore o minore genericità dell’URL, data la lunghezza del periodo considerato dal Regolamento Macchine, sussiste sempre il rischio che l’URL di destinazione cambi nel corso del tempo. Potrebbe quindi essere una buona idea applicare sulla macchina o stampare sull’imballaggio o sul documento di accompagnamento il codice QR dinamico dell’URL. Il codice QR dinamico ha la particolarità che l’URL di destinazione è modificabile dopo la stampa del QR preservandone la validità.
Il produttore può rendere disponibili i manuali di istruzioni e le dichiarazioni di conformità principalmente mediante un’applicazione web fruibile via browser oppure mediante una app nativa per i dispositivi mobili.
In considerazione del lungo periodo considerato dal Regolamento Macchine, del fatto che va garantito l’accesso a tutti gli aventi diritto, nonché dei costi di realizzazione e manutenzione, l’applicazione web sembra preferibile alla app nativa.
- In base al grado di riservatezza della documentazione, il produttore allestirà:
- Un’area pubblica, accessibile a tutte le persone che visitano il sito
- Un’area riservata in cui, una volta inserite le credenziali, tutti gli utenti hanno accesso agli stessi documenti
- Un’area riservata in cui, una volta inserite le credenziali, ogni utente ha accesso a un insieme personalizzato di documenti. Questo insieme può essere comune a tutti gli utenti che fanno parte di uno stesso gruppo oppure può essere specifico per il singolo utente.
- Se il produttore ha la necessità di allestire un’area riservata, egli dovrà gestire almeno:
- Gruppi
- Utenti, nonché credenziali e stato dell’utente
- Associazione fra utente e gruppo/i
- Associazione fra gruppo ed elementi di classificazione e/o documenti accessibili.
Nella nostra esperienza il CMS web DNN DotNetNuke (open source in ambiente Microsoft) e il modulo DNN User Files di Evotiva rappresentano una soluzione economica, flessibile e robusta per la gestione di aree riservate da parte dei produttori, una soluzione che tende anche a minimizzare le richieste di assistenza da parte degli utenti.
Compito primario dell’area, pubblica o riservata, è permettere all’utente di individuare il più facilmente possibile il documento desiderato, navigandone la struttura di classificazione o cercandolo (es. per denominazione o codice della macchina).
La struttura di classificazione dei documenti dell’applicazione web può basarsi sulla struttura del file system (come es. nel caso del modulo DNN User Files di Evotiva) oppure sull’integrazione con il sistema di gestione documentale del produttore (soluzione più complessa).
La ricerca può avvenire sul nome del file (come es. nel caso del modulo DNN User Files di Evotiva) e/o su metadati gestiti dal produttore (es. anchor text, parole chiave; soluzione che richiede più lavoro da parte del produttore).
Per rendere efficace la ricerca nel nome del file è fondamentale che il nome sia parlante e che contenga tutti i tipi di dati per i quali è prevedibile che l’utente esegua la ricerca (es. denominazione della macchina, codice, anno, lingua, codice matricola, ecc.).
Il Regolamento Macchine tratta in modo esplicito il tema della DISTRIBUZIONE del manuale di istruzioni e della dichiarazione di conformità, ma si tratta di un argomento implicito anche nella relazione fra i ruoli del produttore, dell’importatore (chi introduce nel mercato europeo un prodotto proveniente da un paese terzo) e del distributore (chi non è né produttore né importatore).
La documentazione, intesa come componente costitutivo della macchina, deve essere fatto “passare di mano” dal produttore, all’importatore/distributore, all’utilizzatore finale.
Il produttore può quindi concepire l’applicazione web come piattaforma indirizzata anche a importatori/distributori, per mettere loro a disposizione sia documentazione pensata appositamente per loro, sia i manuali di istruzioni e le dichiarazioni di conformità a cui gli utilizzatori di un dato mercato hanno diritto di accedere.
Contattateci, se siete produttori di macchine e avete la necessità di allestire un’applicazione web per distribuire la documentazione online e in digitale secondo il Regolamento Macchine!